Waarom het verwerken van een orderbevestiging via Peppol je inkoopproces makkelijker maakt

Waarom een orderbevestiging via Peppol efficiënter werkt dan e-mail

Wanneer je een orderbevestiging via Peppol verwerkt, verloopt het proces een stuk eenvoudiger. Je verstuurt de order rechtstreeks vanuit AFAS via het Peppol-netwerk naar de leverancier. De leverancier ontvangt de order digitaal in zijn eigen systeem en stuurt de orderbevestiging via hetzelfde netwerk terug. Hierdoor ontstaat één digitale informatiestroom waarin order, bevestiging en eventuele wijzigingen automatisch met elkaar verbonden zijn. 

Een orderbevestiging via Peppol direct verwerkt in AFAS

Wanneer je een orderbevestiging via Peppol ontvangt, verwerkt AFAS deze automatisch en koppelt die direct aan de oorspronkelijke inkooporder. Je hoeft daardoor niet meer handmatig te controleren of de bevestiging overeenkomt met de bestelling.

AFAS vergelijkt de ontvangen orderbevestiging direct met de oorspronkelijke order en controleert daarbij onder andere de leverdatum, aantallen en prijzen. Zolang alles overeenkomt, loopt het proces automatisch door en is er geen actie nodig.

Zijn er verschillen gevonden? Dan maakt het systeem deze afwijkingen direct inzichtelijk. Hierdoor hoef je niet langer alle orderregels hoeft te controleren, maar alleen aandacht te besteden aan de onderdelen die anders zijn dan de oorspronkelijke bestelling.

Alleen afwijkingen vragen aandacht

Wanneer je een orderbevestiging via Peppol ontvangt, controleert AFAS namelijk automatisch of deze overeenkomt met de oorspronkelijke inkooporder. Daarbij wordt gekeken naar zaken zoals leverdatum, aantallen en prijzen.

Zolang alles klopt, hoef je niets te doen en loopt het proces automatisch door. Zodra er wél iets afwijkt, wordt alleen dat deel zichtbaar gemaakt als taak in AFAS.

In de praktijk gaat het dan vaak om concrete wijzigingen zoals:

• Een aangepaste leverdatum;

• Een gewijzigd aantal artikelen;

• Een prijsaanpassing;

• Een gedeeltelijke levering.

Je hoeft dus niet meer de volledige orderbevestiging door te nemen, maar alleen te beoordelen wat er daadwerkelijk veranderd is. Dat maakt het proces sneller en voorkomt dat belangrijke details worden gemist.

Wijzigingen in orderbevestigingen eenvoudig goedkeuren of afwijzen

En wanneer een leverancier een wijziging voorstelt, hoeft daar niet eerst een aparte e-mailwisseling over te ontstaan. De beoordeling vindt rechtstreeks plaats vanuit AFAS.

Ga je akkoord met de wijziging, dan wordt deze direct verwerkt op de inkooporder. Ben je het niet eens met de voorgestelde aanpassing, dan kun je de wijziging afkeuren en een reden van afkeur opgeven.

Deze toelichting wordt automatisch teruggestuurd naar de leverancier via Peppol. Reageert de leverancier op jouw afwijzing, dan verschijnt die reactie opnieuw als taak in AFAS. Zo blijft de volledige communicatie gekoppeld aan dezelfde order en is altijd inzichtelijk welke afspraken zijn gemaakt.

Hierdoor ontstaat één centrale workflow waarin order, orderbevestiging en communicatie met leveranciers samenkomen. Dat voorkomt losse e-mails, dubbele controles en onduidelijkheid over de laatste stand van zaken.

Minder verrassingen bij factuurmatching

De voordelen van het verwerken van een orderbevestiging via Peppol stoppen niet bij de afdeling inkoop. Ook de financiële afdeling profiteert van een beter en betrouwbaarder proces.

Doordat wijzigingen al tijdens de verwerking van de orderbevestiging worden beoordeeld en vastgelegd, ontstaat er eerder inzicht in wat uiteindelijk geleverd en gefactureerd gaat worden. Hierdoor sluiten order, levering en factuur beter op elkaar aan en wordt de kans op afwijkingen tijdens de factuurverwerking kleiner.

Wordt een wijziging afgekeurd?

Dan is dat vaak direct een signaal dat een toekomstige factuur mogelijk niet automatisch zal matchen met de order. De afdeling financiën kan hier al rekening mee houden voordat de factuur daadwerkelijk binnenkomt.

Dat voorkomt verrassingen achteraf en maakt het eenvoudiger om afwijkingen tijdig op te lossen.

Hoe ondersteunt Xolve Gripp in dit proces?

Om hier optimaal gebruik van te maken, is een goed ingericht proces essentieel. Niet alleen de uitwisseling van berichten, maar ook de opvolging van afwijkingen én de communicatie met leveranciers moeten soepel verlopen.

Daar komt Xolve Gripp in beeld. Met Xolve Gripp worden orders vanuit AFAS automatisch via Peppol naar leveranciers gestuurd. Vervolgens wordt een orderbevestiging via Peppol automatisch verwerkt binnen dezelfde workflow. Afwijkingen worden direct zichtbaar gemaakt en alle communicatie blijft gekoppeld aan de betreffende order.

Daardoor ontstaat één geïntegreerd proces waarin inkoop, leveranciers én de financiële afdeling altijd werken met dezelfde actuele informatie.

Van order tot orderbevestiging: één geïntegreerde workflow in AFAS

Op deze manier verschuift de aandacht van handmatige controles naar het beoordelen van wijzigingen die daadwerkelijk impact hebben op de bestelling. Daardoor wordt het inkoopproces overzichtelijker en kost het minder tijd om orders op te volgen.

Tegelijkertijd ontstaat er meer inzicht in leveringen, een betere aansluiting richting factuurverwerking en een betrouwbaarder proces voor zowel inkoop als de afdeling financiën. Door orders en orderbevestigingen digitaal uit te wisselen, leg je een sterke basis voor een toekomstbestendig inkoopproces.

Wil je meer weten over digitaal inkopen via Peppol en hoe dit past binnen een toekomstbestendige inkoopstrategie? Dat lees je in dit artikel.